Proces budget afsluiting doorgeven

Einde budgetperiode #

De betaalinstantie stuurt 14 weken na de einddatum van een toegekend budget een budgetafsluitbericht. Dit geeft de budgethouder de mogelijkheid nog declaraties in te dienen die na de einddatum van een toegekend budget binnenkomen, en nog betrekking hebben op de periode van het toegekend budget. De reden van dit budgetafsluitbericht is ’einddatum functiebudgetperiode'.

Uitzonderingen op 14-weken-regel:

1. Bij het verkorten van de budgetperiode door de budgetverstrekker kan het voorkomen dat de budgethouder onvoldoende tijd heeft om nog declaraties in te dienen. In die situatie geldt de 14-weken regel vanaf de datum dagtekening van het toekenningsbericht.
2. Bij een intrekking van een budget waarop nog geen bestedingen geboekt zijn, moet expliciet gecommuniceerd worden vanuit de betaalinstantie naar de budgetverstrekker. De betaalinstantie stuurt een budgetafsluitbericht met de reden ’einddatum functiebudgetperiode’ na de ontvangst van het toekenningsbericht met daarin de intrekking.

Administratieve jaarafsluiting #

Als een budget meerdere jaren geldig is, dan stuurt de betaalinstantie 14 weken na de jaarovergang een budgetafsluitbericht. De reden van dit budgetafsluitbericht is ‘administratieve jaarafsluiting’.

Bestedingsconflict #

Als de betaalinstantie een wijziging van een toekenningsbericht ontvangt, dan kan er een bestedingsconflict ontstaan. De betaalinstantie stuurt dan vijf werkdagen na ontvangst van het toekenningsbericht een budgetafsluitbericht met de reden ‘bestedingsconflict - boven budget en/of buiten budgetperiode’. Dit budgetafsluitbericht met deze reden moet gezien worden als een signaalbericht. Op basis van dit bericht kan de budgetverstrekker bepalen hoe te handelen; de informatie tot zich nemen, een vorderingsproces opstarten richting de budgethouder of een gewijzigd toekenningsbericht sturen.

Er zijn vier situaties die zich voor kunnen doen bij een bestedingsconflict. In de eerste drie situaties verstuurt de betaalinstantie vijf werkdagen na ontvangst van het toekenningsbericht een budgetafsluitbericht met de reden ‘bestedingsconflict - boven budget en/of buiten budgetperiode’. Daarnaast stuurt de betaalinstantie 14 weken na de, eventueel ingekorte, einddatum een budgetafsluitbericht met de reden ’einddatum functiebudgetperiode’.

1. Periode conflict
   Er zijn bestedingen gedaan buiten een ingekorte budgetperiode, maar er is wel voldoende budget.
2. Budget conflict
   Het totaal aan bestedingen komt boven het verlaagde budget uit.
3. Budget én periode conflict Het totaal aan bestedingen komt boven het verlaagde budget uit en er zijn bestedingen gedaan buiten een ingekorte budgetperiode.
4. Intrekking (=budget én periode conflict)
   Een intrekking is in feite een specifieke situatie die tot een budget én periode conflict kan leiden als er al bestedingen gedaan zijn voordat de intrekking verstuurd is. In het geval het toekenningsbericht een intrekking betreft, hoeft er op het betreffende ingetrokken budget maar één budgetafsluitbericht gestuurd te worden. In het geval er sprake is van een bestedingsconflict wordt ook dit bericht met reden ‘bestedingsconflict - boven budget en/of buiten budgetperiode’ verstuurd.

Nadere afspraken over het afsluiten van een budget zijn vastgelegd in de bedrijfsregels.

Aandachtspunten betreffende het budgetafsluitbericht in de Wlz: #

1. In de Wlz wordt maar één budget per jaar aan een budgethouder toegekend. Technische regel TR510 is niet van toepassing op het budgetafsluitbericht WLZ507.
2. Bestedingen en een eventueel bestedingsconflict op het verantwoordingsvrijebedrag (VVB) worden niet gemeld in de Wlz. Constraint CS501 is van toepassing op het budgetafsluitbericht WLZ507. Technische regel TR513 is niet van toepassing op het budgetafsluitbericht WLZ507.